Optisyen Randevu Sistemi: Göz Muayenesi Otomasyonu

Kısa cevap: Optisyen randevu sistemi, göz muayenesi (göz hekimiyle çalışan mağazalarda), gözlük denemesi, teslim ve kontrol gibi farklı sürelerdeki randevu tiplerini tek takvimde yöneten, müşteri kartında geçmiş numara ve sipariş notlarını tutan, randevu öncesi otomatik hatırlatma gönderen ve çerçeve-lens stoğunu izleyen yazılımdır. Gözlük siparişinin fabrikadan dönüşünü takip etmez, SGK provizyonu yapmaz; bunlar ayrı araçlarda kalır. RandevuNet'te randevu tipleri, müşteri kartı, hatırlatma, stok ve taksit ücretsiz pakette dahildir.

Bu yazı optik mağazası ve göz hekimiyle çalışan optisyen için randevu sisteminden ne istenmesi gerektiğini, neyin programda olmadığını, müşterinin nasıl randevu aldığını ve kurulumu anlatır.

Optisyende Randevu Neden Karışır?

Optisyenlik sağlık ve perakendenin kesişimidir: müşteri numara için göz hekimine (veya mağazayla anlaşmalı hekime) gider, mağazada çerçeve dener, sipariş verir, bir hafta sonra teslim alır, ay sonunda kontrole gelir. Dört temas noktası, dört farklı süre; hepsi aynı deftere yazılınca "teslim saati doluyken muayene randevusu" çakışmaları başlar. Randevu sisteminin işi bu dört tipi ayrı sürelerle tanımlayıp tek takvimde göstermek ve müşteriyi her adımda hatırlatmaktır. Göz muayenesi göz hekiminin işidir; optisyen reçeteye göre gözlük hazırlar.

Randevu Sisteminin Yapması Gerekenler

1. Farklı sürelerde randevu tipleri

Hizmet olarak tanımla: göz muayenesi (30-45 dk, hekimle çalışılıyorsa), çerçeve deneme (15 dk), gözlük teslimi (10 dk), kontrol (10 dk). Müşteri online randevu linkinden tipi seçer, sistem o sürede boşluk arar; personel seçimi açıksa hekim veya optisyen seçer.

2. Müşteri kartı: numara ve sipariş notu

Ad, telefon, doğum tarihi karttadır; geçmiş gözlük numarası, son muayene tarihi, kullanılan cam tipi ve çerçeve modeli tarihli not olarak yazılır. Bir sonraki gelişte kart açılır, geçmiş görünür. Program gözlük reçetesi için ayrı bir alan sunmaz; RandevuNet'in reçete modülü ilaç reçetesi içindir, gözlük numarasını nota yazmak daha pratiktir.

3. Hatırlatma

Muayene ve teslim randevusundan 24 ve 3 saat önce WhatsApp'tan hatırlatma, ulaşmazsa otomatik SMS; müşteri linkten onaylar veya iptal eder. "Gözlüğünüz hazır" bildirimi otomatik değildir: gözlük gelince müşteriye teslim randevusu açarsın, hatırlatması otomatik gider; ya da WhatsApp Business'tan elle yazarsın.

4. Yıllık kontrol

Program "bir yıl geçti, kontrol zamanı" mesajını kendiliğinden atmaz. Yöntem: teslim sırasında bir yıl sonrasına kontrol randevusu aç; zamanı gelince hatırlatma otomatik gider, müşteri linkten onaylar veya erteler. Müşteri raporundan "son bir yıldır gelmeyenler" listesi çıkarılıp elle de aranabilir.

5. Çerçeve ve lens stoğu

Stok modülünde ürün ve barkod tanımlanır, giriş-çıkış hareketi kaydedilir, 5 ve altına düşen ürün kritik seviyede işaretlenir; çok şubeli mağazada stok şube bazındadır. Satış sırasında otomatik düşüm yoktur; çıkış elle girilir. Yüzlerce çerçeve modeli ve cam kombinasyonu için ayrı perakende yazılımı düşünülebilir.

6. Ödeme ve taksit

Gözlük bedeli müşteri kartına peşin veya taksitle işlenir; taksit tarihleri girildiğinde vadesi yaklaşan taksit için otomatik hatırlatma gider, alacak raporu gecikenleri listeler. SGK katkısı ve özel sigorta programda yoktur; ödeme kaydını açıklamayla tutar, provizyonu kendi kanalından alırsın.

7. Doğum günü ve değerlendirme

Doğum gününde otomatik kutlama gider; teslim randevusu "geldi" olarak kapanınca değerlendirme mesajı gönderilir. İkisi de sadakat için düşük maliyetli araçlardır.

Programın Yapmadıkları

Müşteri Açısından: Göz Muayenesi ve Gözlük Randevusu Nasıl Alınır?

Göz muayenesi göz hastalıkları hekimi tarafından yapılır; hastane ve göz merkezlerinde randevu kurumun kendi sisteminden alınır. Göz hekimiyle çalışan optik mağazalarında ve gözlük denemesi, teslim ve kontrol için müşteri, mağazanın Google işletme profilindeki veya Instagram biyografisindeki online randevu linkinden randevu tipini seçer, boş saati alır ve telefonuna gelen doğrulama kodunu girer. Randevudan önce hatırlatma alır, linkten onaylar.

Kurulum

1. Ücretsiz hesap aç; kredi kartı istenmez.
2. Hizmetleri süreyle tanımla: muayene (hekim varsa), çerçeve deneme, teslim, kontrol.
3. Personelleri ekle; hekim ve optisyen için ayrı takvim.
4. Bildirimleri aç: 24 ve 3 saat hatırlatma, taksit hatırlatma, doğum günü, değerlendirme.
5. Çerçeve ve lens stoğunu barkodla gir; mevcut müşterileri Excel ile aktar, numara bilgisini nota yaz.
6. Online randevu linkini Google profiline koy; teslimde bir yıl sonrasına kontrol randevusu açmayı alışkanlık yap.

Ücret

Randevu tipleri, müşteri kartı ve notlar, stok, taksit ve raporlar ücretsiz pakette dahildir; müşteri, personel ve şube sayısında sınır yoktur. Bildirim başına 0,25 ₺ (WhatsApp, ulaşmazsa SMS); Premium'da WhatsApp ve SMS sınırsız, panel reklamsız.

Sonuç

Optisyen randevu sisteminden isteyeceğin şey dört randevu tipini çakışmadan yönetmesi, numara ve sipariş notunu kartta tutması, teslim ve kontrolü hatırlatması ve taksiti izlemesidir. Sipariş takibi, SGK ve reçete alanı ayrı araçlarda kalır; kontrol randevusunu teslimde açmak, "yıllık hatırlatma" özelliğinin pratik karşılığıdır.

İlgili rehberler: Klinik randevu sistemi, Online randevu linki oluşturma, SMS hatırlatma sistemi.