Çoklu Şube Randevu Yönetimi Nasıl Yapılır?

Kısa cevap: Çoklu şube randevu yönetimi, birden fazla şubesi olan işletmenin tüm şubelerin takvimini, personelini, müşterisini ve raporlarını tek hesaptan, ama şube bazlı yetki ve ayarlarla yönettiği düzendir. Doğru kurulumda kurum yöneticisi bütün şubeleri görür, şube yöneticisi yalnız kendi şubesini; mesai, hizmet, müşteri kaydı, stok ve kredi şube bazındadır; müşteri tek linkten şubesini seçerek randevu alır. RandevuNet'te şube sayısı ücretsiz pakette sınırsızdır.

Bu yazıda yedi kritik özelliği, yetki matrisini, kurulum sırasını ve ikinci şube açarken yapılan hataları anlatıyorum. Rakip listesi yok; hangi soruları soracağını bilirsen hangi yazılımın uyduğunu kendin görürsün.

Çoklu Şube Randevu Yönetimi Nedir, Tek Şubeden Farkı Ne?

Tek şubede herkes her şeyi görür ve sorun çıkmaz. İkinci şubede üç soru doğar: kim neyi görecek, hangi ayar hangi şubeye ait, rakamlar nasıl karşılaştırılacak. Şube yöneticisinin diğer şubenin cirosunu ve müşteri listesini görmesi, bir şubenin mesaisinin diğerine uygulanması, iki şubenin cirosunun tek kalemde karışması; bunların her biri ya veri sızıntısı ya operasyon hatasıdır. Çoklu şube yönetimi, bu üç soruya yazılım düzeyinde cevap vermektir: yetki, şube bazlı ayar, merkezi rapor.

Kritik 7 Özellik

1. Yetki hiyerarşisi

Sistem en az üç seviye tanımalı: kurum yönetimi (tüm şubeler, şubeler arasında geçiş), şube yönetimi (yalnız kendi şubesi), personel (kendi takvimi ve müşterileri). RandevuNet'te bu, personel kartındaki yetki anahtarlarıyla kurulur; kurum yönetimi yetkisi olan kullanıcı üst menüden şube değiştirir, olmayan kendi şubesine kilitlidir. Ayrıca rapor, müşteri iletişimi, müşteri silme, gider, stok ve laboratuvar gibi işlevler ayrı ayrı yetkilendirilir; sekreterin raporu görmesini, personelin müşteri silmesini engellemek tek tıktır.

2. Şube bazlı mesai ve takvim

Her şubenin kendi çalışma günleri ve saatleri olmalı: merkez Pazar kapalı, AVM şubesi 10:00-22:00 açık. RandevuNet'te mesai gün gün şube bazında tanımlanır; online randevu sayfası boş saatleri o şubenin mesaisine göre hesaplar. Her personel bir şubeye bağlıdır; iki şubede çalışan personel için her şubede ayrı kayıt açılır ve mesaisi ayrı girilir.

3. Merkezi rapor, şube kırılımı

"Geçen ay hangi şube ne kadar ciro yaptı, hangi şubede gelmeyen müşteri oranı yüksek, paket satışı nerede iyi?" Kurum raporu tüm şubeleri toplu gösterir; şube raporları personel, hizmet, müşteri, gelir-gider ve alacak kırılımı verir. Şube yöneticisi yalnız kendi şubesinin raporunu görür.

4. Müşteri kaydı: ortak mı, şube bazlı mı?

İki model vardır ve ikisinin de bedeli var. Ortak kart modelinde müşteri her şubede aynı kartla görünür; geçmiş bütündür ama her şube yöneticisi tüm müşteri listesini görür. Şube bazlı kayıt modelinde her şubenin kendi müşteri listesi, notları ve paketleri vardır; şube yöneticisi yalnız kendi müşterisini görür, veri şubede kalır. RandevuNet ikinci modeldedir: müşteri kaydı, notlar, paket ve kalan seans şubeye bağlıdır; iki şubeye giden müşteri için her şubede ayrı kart açılır. Zincir işletmede bu, şubeler arasında müşteri listesi sızmasını önler; karşılığında müşterinin iki şubedeki geçmişi tek ekranda birleşmez. Kurum yöneticisi şube değiştirerek her şubenin listesine erişir.

5. Şube bazlı stok ve kredi

Stok şube bazındadır: merkezde kına bitmişken AVM şubesinde var olabilir; her şube kendi stoğunu takip eder. SMS ve WhatsApp kredisi de şube bazında yüklenir ve harcanır; Premium paket şube bazında alınır. Böylece şubelerin bütçesi karışmaz ve her şubenin bildirim maliyeti ayrı ölçülür.

6. Tek online randevu linkinde şube seçimi

Müşteriye iki ayrı link vermek kafa karıştırır. Tek linkte müşteri önce şubeyi seçer, sonra o şubenin hizmet, personel ve boş saatlerini görür; randevu seçilen şubeye düşer ve o şubenin ekibine bildirilir. Şubelerin adresi sayfada görünür; müşteri en yakın şubeyi kendisi bulur.

7. Şube bazlı bildirim ayarları

Hatırlatma süreleri, hangi bildirim tiplerinin gideceği, müşteri onayı, doğrulama kanalı ve ekibe giden bildirimin kapsamı şube bazında ayarlanır. Klinik şubesinde sesli arama açık, kuaför şubesinde kapalı olabilir; aynı hesap altında farklı sektörde çalışan şubeler bile yönetilir.

Yetki Matrisi Örneği

Kurulum Sırası

1. Hesabı markaya bağla, şubeye değil. İlk şubeyi açarken hesap işletme adına olsun; ikinci şube aynı hesapta "şube ekle" ile açılır, veri taşınmaz.
2. Şubeleri ve mesaileri tanımla. Her şubenin adresi, telefonu, gün gün mesaisi.
3. Personeli şubeye bağla, yetkiyi ver. Şube yöneticilerine şube yönetimi, kendine kurum yönetimi yetkisi.
4. Hizmet ve fiyatları şubeye göre gir. Şubeler arasında fiyat farkı olabilir; aynı hizmeti her şubede kendi fiyatıyla tanımla.
5. Bildirim ve kredi ayarlarını şube bazında yap. Her şubeye kredi yükle; hatırlatma sürelerini şubenin müşterisine göre seç.
6. Online randevu linkini paylaş. Tek link, şube seçimi müşteride. Her şubenin Google işletme profiline aynı linki koy.
7. İlk ay kurum raporunu haftalık oku. Şubeler arası farkı erken gör: gelmeyen oranı, personel doluluğu, paket satışı.

İkinci Şube Açarken Yapılan 5 Hata

1. İkinci şubeye ikinci hesap açmak. Kurum raporu olmaz, şubeler arası geçiş olmaz, personel iki yerde iki şifre taşır, tek online randevu linki kurulamaz. Aynı hesapta şube ekle.
2. Herkese kurum yönetimi yetkisi vermek. Şube yöneticisi diğer şubenin cirosunu ve müşteri listesini görür. Yetkiyi en dar ver, gerektikçe aç.
3. Mesaiyi kopyalamak. AVM şubesinin saatleri merkezle aynı değildir; online randevu yanlış saatte boşluk gösterir.
4. Standartları yazmadan açmak. Hizmet süreleri, fiyat, müşteri notu formatı her şubede aynı olmalı; yoksa raporlar karşılaştırılamaz.
5. İlk hafta çift kontrol yapmamak. Yeni şube personeli sistemi öğrenirken kağıt liste ile sistemi bir hafta yan yana tut, sonra kağıdı kaldır.

Maliyet

Şube sayısı arttıkça personel başına veya şube başına ücret alan yazılımlarda maliyet katlanır; beş personelli iki şube, on personellik fatura demektir. RandevuNet'te şube, personel ve müşteri sayısı ücretsiz pakette sınırsızdır; maliyet yalnız şube bazında yüklenen bildirim kredisidir (bildirim başına 0,25 ₺, sesli arama 0,99 ₺). Reklamsız kullanım ve sınırsız bildirim isteyen şube için Premium şube bazında alınır; bir şube Premium, diğeri ücretsiz olabilir. Fiyat modellerinin yıllık karşılaştırması için: En iyi randevu programı nasıl seçilir?

Sonuç

Çoklu şube yönetimi bir özellik değil, üç kararın toplamıdır: kim neyi görür, hangi ayar hangi şubeye ait, rakamlar nasıl karşılaştırılır. Bu üçü yazılımda hazırsa üçüncü ve beşinci şube ilkinden zor değildir. RandevuNet'te sınırsız şube, şube bazlı yetki, mesai, stok, kredi ve tek linkte şube seçimi ücretsiz pakette hazırdır; ücretsiz kayıt ol, ikinci şubeyi "şube ekle" ile aç.

İlgili rehberler: Personel performansı nasıl ölçülür?, Online randevu linki oluşturma, Güzellik salonu randevu programı.