Gizlilik ve KVKK Politikası

RandevuNet® olarak kişisel verilerinizin güvenliğini önemsiyor ve 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) kapsamında hareket ediyoruz. Bu politika, hizmetlerimizi kullanırken elde edilen kişisel verilerin işlenmesi, saklanması ve korunmasına ilişkin esasları açıklamaktadır.

RandevuNet®, Türk Patent ve Marka Kurumu tarafından tescil edilmiş bir markadır.

1. Veri Sorumlusu

6698 sayılı KVKK uyarınca, kişisel verileriniz aşağıda bilgileri yer alan "Veri Sorumlusu" sıfatıyla işlenmektedir:

RandevuNet Yazılım Sistemleri
Adres: Toros, 78140. Sk. No: 4/A, 01170 Çukurova/Adana
Telefon: 0322 802 8162
E-posta: [email protected]

2. İşlenen Kişisel Veriler

Hizmetlerimiz kapsamında aşağıdaki kişisel verileriniz işlenebilir:

Kimlik Bilgileri: Ad, soyad, T.C. kimlik numarası, cinsiyet, doğum tarihi
İletişim Bilgileri: Telefon numarası, e-posta adresi, adres bilgileri
İşletme Bilgileri: Firma adı, şube bilgileri, vergi bilgileri
Sağlık Verileri: Anamnez bilgileri (boy, kilo, engel durumu, hastalık geçmişi, kullanılan ilaçlar) — yalnızca işletme tarafından girilen ve müşteriye ait bilgiler
Finansal Bilgiler: Ödeme kayıtları, taksit bilgileri, fatura bilgileri (kredi kartı bilgileri tarafımızca saklanmaz; ödeme altyapısı anlaşmalı ödeme kuruluşu tarafından işlenir)
Randevu ve İşlem Kayıtları: Randevu geçmişi, yapılan işlemler, reçete bilgileri, laboratuvar kayıtları
Konum Bilgileri: İşletme konum bilgisi (harita entegrasyonu ile)
Instagram Mesajlaşma Verileri: İşletmenin Instagram DM özelliğini kullanması hâlinde, işletmeye Instagram üzerinden yazan kişilerin Instagram kullanıcı kimliği, kullanıcı adı, görünen adı ve profil fotoğrafı; mesaj metinleri, gönderilen fotoğraf/video/ses dosyaları, tepkiler, yanıtlanan hikâye bağlantısı ve mesajın bir reklamdan gelip gelmediği bilgisi (yalnızca işletmenin bağladığı kendi profesyonel hesabına gelen mesajlar)
Teknik Veriler: IP adresi, log kayıtları, tarayıcı ve cihaz bilgileri, çerez verileri

3. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları

Randevu oluşturma, güncelleme, hatırlatma ve iptal süreçlerinin yürütülmesi
Müşteri kayıt ve takip sisteminin işletilmesi
SMS, WhatsApp ve sesli arama ile bildirim ve hatırlatma gönderimi
İşletmenin bağladığı Instagram hesabına gelen mesajların panelde görüntülenmesi, yanıtlanması (işletme açık tuttuysa yapay zeka asistanıyla otomatik olarak), müşteri kaydıyla eşleştirilmesi ve randevuya dönüştürülmesi
Personel, stok, laboratuvar ve ödeme yönetimi süreçlerinin yürütülmesi
Hizmetlerimizin güvenli, hızlı ve kesintisiz şekilde sunulması
Kullanıcı deneyiminin geliştirilmesi ve raporlama
Fatura düzenleme ve mali yükümlülüklerin yerine getirilmesi
Mevzuat kaynaklı yükümlülüklerin yerine getirilmesi

4. Kişisel Verilerin İşlenme Hukuki Dayanağı

Kişisel verileriniz, KVKK'nın 5. maddesi kapsamında aşağıdaki hukuki sebeplere dayanılarak işlenmektedir:

Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgili olması (abonelik ve hizmet sözleşmesi)
Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi (fatura, vergi mevzuatı)
Veri sorumlusunun meşru menfaatleri (hizmet kalitesi, güvenlik)
İlgili kişinin açık rızası (sağlık verileri, ticari elektronik ileti gönderimi)

5. Bildirim ve Ticari Elektronik İletiler

RandevuNet platformu üzerinden SMS, WhatsApp mesajı ve sesli arama yoluyla bildirim gönderilebilir. Bu bildirimler:

İşlemsel bildirimler (randevu hatırlatma, onay, iptal bildirimi): Hizmetin ifası kapsamında gönderilir, ayrıca onay gerekmez.
Ticari elektronik iletiler: 6563 sayılı Kanun kapsamında yalnızca Alıcı'nın onayı ile gönderilir. Alıcı, bu onayı her zaman geri çekebilir.

Bildirim tercihleri, işletme yöneticisi tarafından platform üzerindeki bildirim ayarları sayfasından yönetilir.

6. Instagram Mesajlaşma Entegrasyonu

RandevuNet, işletmelerin kendi Instagram profesyonel hesaplarına gelen mesajları (DM) panel üzerinden görüntüleyip yanıtlayabilmesi ve dilerse yapay zeka asistanıyla otomatik yanıtlayabilmesi için Meta Platforms Ireland Limited'in sunduğu Instagram API'sini kullanır. Bu özellik isteğe bağlıdır ve yalnızca işletme yöneticisinin Instagram hesabını Meta'nın yetkilendirme ekranından açıkça bağlamasıyla etkinleşir.

Roller: Instagram üzerinden işletmeye yazan kişilerin verileri bakımından işletme veri sorumlusu, RandevuNet veri işleyendir. Veriler yalnızca hizmetin ifası amacıyla ve işletme adına işlenir; RandevuNet bu verileri kendi amaçları için kullanmaz, üçüncü kişilere satmaz ve reklam amacıyla işlemez.
Alınan veriler: Meta'dan yalnızca bağlanan hesaba gelen mesajlar ve mesajı gönderen kişinin herkese açık profil bilgileri (kullanıcı adı, ad, profil fotoğrafı) alınır. Mesaja eklenen fotoğraf, video ve ses dosyaları, Instagram'daki geçici adresleri kısa sürede geçersiz olduğundan RandevuNet sunucularına indirilerek saklanır.
Erişim anahtarı: Instagram hesabına ait erişim anahtarı şifrelenmiş olarak saklanır ve yalnızca mesaj alma, yanıt gönderme ve gönderen profil bilgisi sorgulama işlemlerinde kullanılır.
Yapay zeka asistanı: Gelen mesajlar, işletmenin ayarlarından açıp kapatabildiği bir yapay zeka asistanı tarafından otomatik olarak yanıtlanabilir; yeni bağlanan hesaplarda asistan açık başlar. Asistan, sohbetin ilk yanıtında otomatik bir asistan olduğunu belirtir. İşletmenin girdiği bilgilere (hizmetler, fiyatlar, çalışma saatleri, adres) göre soruları yanıtlar, müsait saatleri bildirir ve yazan kişinin isteğiyle randevu oluşturur, iptal eder ya da başka saate taşır. Randevu işlemlerinden önce kişinin telefon numarası, WhatsApp ya da SMS ile gönderilen tek kullanımlık bir kodla doğrulanır; asistan bu kodu görmez. Asistan yanıt veremediğinde ya da kişi yetkiliyle görüşmek istediğinde sohbeti işletmenin yetkilisine iletir; işletme çalışanı sohbete yazdığında asistan bir süre yanıt vermez.
Yapay zeka hizmetine giden veriler: Yanıt üretmek için yapay zeka hizmet sağlayıcısına sohbetin son 24 saatteki mesaj metinleri, yazan kişinin Instagram'daki adı ve işletmenin hizmet bilgileri gönderilir; fotoğraf, video ve ses dosyaları ile profil fotoğrafı gönderilmez. Telefonunu doğrulayan kişinin o işletmedeki kayıtlı adı ve yaklaşan randevuları, randevu işlemi için gönderilebilir. Yapay zeka hizmet sağlayıcısı bu verileri yalnızca yanıt üretmek için işler ve kendi modellerini eğitmekte kullanmaz. İşletmenin hatalı olarak işaretlediği asistan sohbetleri, hatanın giderilmesi amacıyla yetkili RandevuNet çalışanlarınca incelenebilir.
Saklama süresi: Instagram bağlantısı açık olduğu sürece mesajlar ve medya dosyaları, işletme ilgili konuşmayı silene ya da işletme hesabı sona erene kadar saklanır. Bağlantı kapandığında konuşmalar 90 gün saklanır ve bu sürenin sonunda kendiliğinden silinir; işletme bu süre içinde yeniden bağlanırsa konuşmalar korunur. İşletme bağlantıyı kapatırken konuşmaların hemen silinmesini de seçebilir. Premium aboneliği sona eren işletmenin açık bağlantısı 90 gün sonra kendiliğinden kapanır ve aynı 90 günlük saklama süresi başlar. Hesap silindiğinde tüm mesaj, medya ve bağlantı kayıtları da silinir.
Silme ve bağlantıyı kaldırma: İşletme, panelden herhangi bir konuşmayı mesajları ve medyasıyla birlikte kalıcı olarak silebilir ve Instagram bağlantısını dilediği an kaldırabilir; bağlantı kaldırıldığında erişim anahtarı derhâl silinir. İşletme Meta tarafında uygulamanın yetkisini geri çektiğinde de bağlantı otomatik olarak kapatılır; Meta üzerinden iletilen veri silme talepleri, ilgili hesaba ait tüm mesaj ve medya kayıtlarının silinmesiyle sonuçlandırılır.
Instagram üzerinden yazan kişilerin hakları: Instagram'dan işletmeye yazan kişiler, KVKK'nın 11. maddesindeki haklarını (bilgi alma, düzeltme, silme vb.) öncelikle veri sorumlusu olan işletmeye başvurarak kullanır; işletme bu talepleri panel üzerindeki silme araçlarıyla yerine getirir. Bu kişiler dilerlerse [email protected] adresine de başvurabilir; talep ilgili işletmeye iletilir.
Meta'nın rolü: Instagram'daki hesap ve mesajlaşma verisi Meta'nın kendi gizlilik politikasına tabidir; RandevuNet, Meta'nın platform şartlarına ve geliştirici politikalarına uygun hareket eder.
Veri işleyen hizmet sağlayıcıları: Platform verileri Türkiye'deki bir veri merkezinde bulunan sunucularda saklanır; verilerin şifrelenmiş yedekleri güvenilir bir üçüncü taraf bulut depolama hizmetinde tutulur. Ağ trafiğinin iletilmesi ve saldırılara karşı korunması, mobil uygulama bildirimlerinin iletilmesi (yeni mesaj bildirimi gönderenin adını ve kısa bir mesaj önizlemesini içerir), SMS, WhatsApp ve sesli arama iletimi ile yapay zeka asistanının yanıt üretmesi güvenilir üçüncü taraf hizmet sağlayıcılarınca yürütülür. Bu sağlayıcıların bir kısmı yurt dışında bulunur. Sağlayıcılar verileri yalnızca hizmetin teknik olarak sunulması için ve RandevuNet adına işler.