Güzellik Salonu Müşteri Takip Formu ve Onam Formu Örneği (PDF)

Kısa cevap: Güzellik salonu müşteri takip formu, müşterinin iletişim bilgilerini, yapılacak işlem için gerekli bilgileri (cilt tipi, bilinen alerji gibi) ve işlem geçmişini (tarih, işlem, kullanılan ürün, uygulayan) tek sayfada tutar. İşlem onam formu ise müşterinin işlemi, olası yan etkileri ve dikkat edeceklerini öğrendiğini ve işlemi kabul ettiğini imzasıyla gösterir. İkisi KVKK'daki aydınlatma ve açık rızanın yerine geçmez: sağlık bilgisi ve fotoğraf paylaşımı için ayrı rıza gerekir. Örnek formda fotoğraf için açık rıza satırı hazırdır; aydınlatma metnini ve sağlık bilgileri için açık rıza metnini ise işletme kendisi ekler. Aşağıdan iki sayfalık formu PDF olarak indirebilirsin.

Müşteri takip ve işlem onam formu örneğini indir (PDF, 2 sayfa)

Bu rehberde formda hangi alanların olması gerektiğini, hangilerinin gereksiz olduğunu, onam formunu nasıl kullanacağını, fotoğraf iznini, formların nasıl saklanacağını ve kağıt formdan dijital müşteri kartına geçişi anlatıyoruz.

Müşteri Takip Formu Neden Gerekir?

Bir müşterinin üç ay önce hangi boyayı, hangi oranla, kimin uyguladığını hatırlamak defterle neredeyse imkansızdır. Takip formu üç işe yarar: aynı sonucu tekrar verebilmek (renk, ürün, süre), alerji ve hassasiyet riskini önceden görmek ve bir anlaşmazlıkta neyin, ne zaman yapıldığını gösterebilmek. Personel değiştiğinde müşterinin geçmişi salonda kalır, çalışanla birlikte gitmez.

Formda Hangi Bilgiler Olmalı?

Altın kural en az veridir: yalnız yapılacak işlem için gerekli olanı sor. Her ek bilgi, saklama ve koruma yükü getirir.

Alerji ve ilaç gibi bilgiler sağlık verisidir, yani KVKK'da özel nitelikli veri sayılır. Bu bilgileri alacaksan müşterinin bunun için ayrıca açık rıza vermesi ve bilgilerin korunması gerekir. Ayrıntı: kuaför ve güzellik salonu için KVKK rehberi.

İşlem Onam Formu Nedir, Ne İçermeli?

Onam formu, müşterinin işlem hakkında bilgilendirildiğini ve işlemi kabul ettiğini gösteren imzalı belgedir. Özellikle kimyasal işlemlerde (boya, perma, keratin), ağdada, kaş-kirpik uygulamalarında ve cilt bakımında kullanılır. İçinde şunlar olmalı:

1. Uygulanacak işlemin adı ve tarihi,
2. İşlemin yaklaşık süresi ve sonrasında dikkat edilecekler,
3. Olası yan etkiler (kızarıklık, hassasiyet, alerjik tepki gibi),
4. Müşterinin bildiği alerji ve durumları doğru bildirdiği,
5. Sorularının cevaplandığı ve işlemi kabul ettiği,
6. Müşterinin ve uygulayanın imzası.

Onam formu, müşteriye riskleri anlattığını gösterir; ama özensiz uygulamanın sorumluluğunu ortadan kaldırmaz. Her işlem türü için kendi yan etkilerini yazmak, genel bir metinden daha anlamlıdır.

İşlem türüne göre onama ne yazılır?

Yan etki ve uyarıları kendin uydurma; kullandığın ürünün ya da cihazın üretici talimatındaki uyarıları esas al. Onamda yazılacak başlıklar işleme göre değişir:

Onam Formu ile KVKK Açık Rızası Aynı Şey mi?

Hayır, ikisi farklı şeyleri kabul ettirir ve sık karıştırılır:

• İşlem onamı: Müşteri işlemin kendisini ve risklerini kabul eder.
• KVKK açık rızası: Müşteri sağlık bilgisi gibi özel nitelikli verilerinin işlenmesine ya da fotoğrafının paylaşılmasına izin verir.
• Aydınlatma metni: Rıza değildir; müşteriye verisinin neden ve nasıl işlendiğini anlatan bilgilendirmedir.

Bunlar ayrı metinlerdir; tek kutu ve tek imzayla alınmaz. Kişisel Verileri Koruma Kurulu'nun 2026/347 sayılı ilke kararına göre aydınlatma metni ile açık rıza metni aynı sayfada duracaksa farklı başlıklar altında, alt alta düzenlenir ve her biri için ayrı beyan alınır. Aydınlatma metni için müşteriden onay ya da rıza istenmez; yalnız okuduğunu gösteren "okudum ve anladım" teyidi alınabilir. "Okudum, kabul ediyorum" kalıbı bu yüzden yanlıştır.

Örnek formun onam sayfası bu ayrıma göre hazırlandı. İşlem onamı kendi imzasıyla, fotoğraf izni kendi parafıyla ayrı durur. Aydınlatma metni ve sağlık bilgileri için açık rıza metni için iki ayrı boş alan bırakılmıştır. Bu metinler işletmeye özeldir (işletmenin adı, amaçları, verinin kimlere aktarıldığı) ve her işletmenin kendi metnini hazırlaması gerekir; Kurul başka bir işletmenin metnini birebir kullanmayı da hatalı sayar. Ad ve telefon gibi hizmet için gereken veride ise yalnız aydınlatma yapılır, ayrıca açık rıza metni sunulmaz.

Fotoğraf İzni: Ayrı ve Hayır Denebilir Olmalı

Önce/sonra fotoğrafını Instagram'da paylaşmak hizmetin gereği değildir; bu yüzden onam formunda ayrı bir evet/hayır satırı olmalı. Müşteri hayır diyebilmeli ve yine hizmet alabilmeli; "formu imzalamazsanız işlem yapamayız" diyerek alınan izin geçerli değildir. Mümkünse yüz görünmeyecek şekilde çek ve müşteri istediğinde paylaşımı kaldır. Örnek formdaki satır yalnız işletmenin sosyal medya hesaplarını kapsar; vitrin ya da web sitesi gibi başka bir yerde kullanacaksan bunu satırda açıkça yaz.

Örnek Form Nasıl Kullanılır?

1. PDF'i indir, birkaç kopya bas. Sayfa 1 müşteri takip formu, sayfa 2 işlem onam formudur.
2. Sayfa 2'deki iki ayrı alana işletmenin kendi aydınlatma metnini ve açık rıza metnini ekle. Aydınlatma metnini ayrı bir sayfa olarak da verebilirsin; önemli olan veriyi almadan önce verilmesidir.
3. Yeni müşteride takip formunu ilk ziyarette doldur; işlem geçmişine her ziyarette bir satır ekle.
4. Sağlık bilgisi sormadan önce açık rıza alanını doldurt. Müşteri rıza vermezse o bilgiyi sorma.
5. Kimyasal işlem, ağda, kaş-kirpik ve cilt bakımı gibi işlemlerden önce onam sayfasını imzalat. Müşteri 18 yaşından küçükse veli ya da vasi imzası al.
6. Formları kilitli bir dolapta sakla. Sağlık notlarını amacı bitince imha et; imzalı onam formunu olası bir uyuşmazlık için zamanaşımı süresi kadar sakla, sonra imha et.

Sık Yapılan Hatalar

• Her müşteriden her şeyi istemek: Saç kesimi için alerji ve ilaç bilgisi sormak gereksiz veri toplar; formu işleme göre doldur.
• Onamı işlemden sonra imzalatmak: Onam işlemden önce, müşteri bilgilendirildikten sonra alınır.
• Fotoğraf iznini onama gömmek: Fotoğraf iznini onam metninin içine yazıp aynı cümleyle kabul ettirmek geçerli bir izin sayılmaz; ayrı işaretlenebilir satır kullan.
• Aydınlatmayı rızayla birleştirmek: "Aydınlatma metnini okudum, onaylıyorum" tek cümlesi iki ayrı işi karıştırır; iki metin, iki ayrı beyan olmalı.
• Formları açıkta bırakmak: Resepsiyon masasında duran formlar başka müşterilerin gözü önündedir; kilitli dolapta sakla.
• Eski formları süresiz tutmak: Yıllardır gelmeyen müşterinin sağlık bilgisini saklamanın bir sebebi yoktur; düzenli aralıklarla imha et.

Kağıt Formdan Dijital Müşteri Kartına

Kağıt form iyi bir başlangıçtır, ama müşteri sayısı arttıkça aranan bilgiyi bulmak zorlaşır. RandevuNet'te formun karşılığı müşteri kartıdır:

• İşlem geçmişi kendiliğinden oluşur: Her randevu tarihi, hizmeti ve uygulayan personelle müşteri kartına düşer; ayrıca satır yazmazsın.
• Notlar: Kullanılan ürün, renk ve oran gibi bilgileri tarihli not olarak yazarsın. Bir notu "gizli" işaretlersen ekranda fare üzerine gelmeden görünmez; yanından geçen başka bir müşteri okumasın diye. Bu bir erişim kısıtı değildir.
• Sağlık bilgisi alanları: Müşteri kartında boy, kilo, hastalık, geçirilmiş ameliyat, kullanılan ilaç ve engel durumu alanları vardır; dolu olanlar müşteri sayfasında uyarı olarak görünür. Ayrı bir alerji alanı yoktur; alerjiyi not olarak yazarsın. Bu alanları yalnız işlem için gerektiğinde ve açık rızayla doldur.
• Paket ve ödeme: Seanslı hizmette kalan hak ve ödemeler aynı kartta durur.

Dürüst Sınırlar

• RandevuNet'te dijital onam formu ve e-imza yoktur; onam kağıt üzerinde imzalanır.
• Müşteri kartına dosya ya da fotoğraf yüklenmez; imzalı formu klasörde sakla, karta "onam formu alındı" ve tarihini not olarak düş.
• Örnek form genel bir şablondur; işlem türüne ve işletmene göre uyarla. Bu yazı ve form hukuki tavsiye değildir.
• Form saç, ağda, kaş-kirpik, cilt bakımı ve tırnak gibi işlemler için hazırlandı. Lazer ve IPL ile epilasyonun belge ve cihaz kuralları ayrıdır; bu form onlar için yeterli sayılmamalı. Dolgu ve iğne gibi deriye enjeksiyon gerektiren işlemler ise güzellik salonunda hiç yapılamaz.

Sonuç

İyi bir müşteri takip formu az ama doğru bilgi tutar: iletişim, işlem için gereken sağlık bilgisi ve işlem geçmişi. Onam formu riski anlattığını gösterir, fotoğraf için ayrı izin alır; KVKK metinleri ise işletmeye özel hazırlanır. Kağıt formla başlayıp müşteri sayısı arttığında dijital karta geçmek için ücretsiz kayıt olabilirsin.

İlgili rehberler: Kuaför ve güzellik salonu için KVKK, Estetisyen müşteri takibi, Ücretsiz müşteri takip programı, Güzellik salonu yönetim programı.

Kaynaklar

• 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (mevzuat.gov.tr, erişim 5 Kasım 2026)
• Kişisel Verileri Koruma Kurulunun 18/02/2026 tarihli ve 2026/347 sayılı kararı (Resmî Gazete, 24 Mart 2026, erişim 5 Kasım 2026)
• İşyeri Açma ve Çalışma Ruhsatlarına İlişkin Yönetmelik, Ek-1 J Güzellik Salonları (mevzuat.gov.tr, erişim 5 Kasım 2026)