Estetisyen Müşteri Takip Defteri Yerine Dijital Çözüm

Kısa cevap: Estetisyen müşteri takibi, her müşterinin cilt tipi, uygulanan işlem, kullanılan ürün, alerji ve sağlık bilgisi ile paket seanslarının tek kartta tarihli tutulduğu, randevudan önce hatırlatma giden ve uzun süredir gelmeyenin raporda listelendiği dijital düzendir. RandevuNet'te müşteri kartı, gizli sağlık notu, paket, hatırlatma ve personel yetkileri ücretsiz pakette dahildir; fotoğraf arşivi, randevu anında otomatik kontrendikasyon uyarısı ve dijital onam formu programda yoktur, nasıl çözüldüğü aşağıda.

Bu yazı defterle çalışan estetisyen için riskleri, dijital sistemde neyin nasıl tutulduğunu, neyin başka yolla çözüldüğünü ve dört haftalık geçişi anlatır. Güzellik salonuna özel kurulum sayfası: güzellik salonu randevu programı.

Defterle Çalışmanın 5 Riski

1. İşlem geçmişi kaybolur. "Geçen sefer hangi peeling, yüzde kaç?" sorusu için dört sayfa çevrilir; yanlış işlem cilt hasarı demektir.
2. Paket seansı tartışılır. Altı seanslık lazerin kaçıncısında olunduğu deftere göre başka, müşteriye göre başkadır.
3. Sağlık bilgisi ortada durur. Hamilelik, ilaç, alerji gibi bilgiler ad ve telefonla aynı sayfada; herkes okur, kimse korumaz.
4. Gelmeyen müşteri fark edilmez. Üç aydır gelmeyeni defterden çıkarmak imkânsızdır.
5. Tek nüsha. Defter kaybolursa salonun hafızası gider.

Dijital Sistemde Ne Nasıl Tutulur?

1. Müşteri kartı ve anamnez

Ad, telefon, doğum tarihi, cinsiyet; boy, kilo, bilinen hastalık ve kullanılan ilaç alanları karttadır. Cilt tipi ve işlem geçmişi tarihli not olarak yazılır: "12 Mart, %20 salisilik peeling, hafif kızarıklık, iki hafta sonra tekrar". Bir sonraki randevuda kart açılır, geçmiş görünür.

2. Gizli sağlık notu ve yetkiler

Hamilelik, kalp ilacı, alerji gibi notlar "gizli" işaretlenir; yalnız yazan görür, resepsiyon görmez. Müşteri silme, müşteri iletişimi ve rapor yetkileri personel bazında ayrı verilir. Randevu alınırken otomatik "bu müşteriye lazer yapılmaz" uyarısı çıkmaz; uyarıyı notun ilk satırına büyük harfle yazmak ve işlemden önce kartı açmak kuraldır.

3. Paket ve kalan seans

"6 lazer + 2 cilt bakımı" paket olarak tanımlanır; her randevuda kalan seans düşer, müşteri kartında görünür, tartışma biter. Paket bedeli peşin veya taksitle işlenir; vadesi yaklaşan taksit için hatırlatma gider.

4. Hatırlatma ve onay

Randevudan 24 ve 3 saat önce WhatsApp'tan hatırlatma, ulaşmazsa otomatik SMS; müşteri linkten onaylar veya iptal eder. "Gelmiyorum demeye utanan" müşteri linkten iptal eder, saat boşa çıkar ve başkasına verilir.

5. Geri çağırma listesi

Müşteri raporunda "uzun süredir gelmeyen" listesi son randevu ve kayıp süresiyle hazırdır. Ayda bir bu listeyi alıp WhatsApp Business'tan kısa bir mesaj gönderirsin; sistem toplu mesaj göndermez. Doğum günü kutlaması ise otomatiktir.

6. KVKK düzeni

Estetik işlem bilgisi sağlık verisi sayılır. Sistem tarafında yapılacaklar: yetkileri en dar vermek, sağlık bilgisini gizli notta tutmak, müşteri listesini istendiğinde dışa aktarabildiğini bilmek. Aydınlatma metni ve onam formunun içeriği, imzalatılması ve saklanması işletmenin sorumluluğundadır; program dijital onam üretmez.

Programın Yapmadıkları

Defterden Geçiş: 4 Hafta

1. 1. hafta: Hesap aç, hizmetleri süreyle ve paketleri tanımla; müşterileri Excel ile ad-telefon olarak toplu aktar (mükerrer numara uyarısı çift kaydı engeller).
2. 2. hafta: Her müşteri geldikçe defterdeki geçmişini karta not olarak aktar; aktif paketlerin kalan seansını gir; sağlık bilgisini gizli nota yaz.
3. 3. hafta: Hatırlatmayı aç, online randevu linkini Instagram ve Google profiline koy; kağıt onam dosyasını düzenle, karta "onam alındı" notu düş.
4. 4. hafta: Defteri kapat; müşteri raporundan üç aydır gelmeyenlere mesaj gönder; ilk ayın "gelmedi" oranını oku.

Ücret

Müşteri kartı, notlar, paket, hatırlatma, yetkiler ve raporlar ücretsiz pakette dahildir; müşteri ve personel sayısında sınır yoktur, kredi kartı istenmez. Bildirim başına 0,25 ₺; Premium'da WhatsApp ve SMS sınırsız, panel reklamsız.

Sonuç

Estetisyen için müşteri takibi kuaförden hassastır: işlem geçmişi ve sağlık bilgisi kayıp kaldıramaz. Dijital sistem bunları tarihli ve yetkili tutar, paketi tartışmasız yapar, gelmeyeni gösterir. Fotoğraf, onam ve otomatik uyarı ise düzenle çözülür; bunları vadeden yazılımı ilk ayda sınamadan seçme.

İlgili rehberler: Güzellik salonu yönetim programı, Ücretsiz müşteri takip programı, Sadakat programı, Gelmeyen müşteri oranı nasıl azaltılır?